COME ORGANIZZARE UN MATRIMONIO: GUIDA AI PRIMI STEP

23 gennaio 2022

Finalmente avete deciso di sposarvi ma una miriade di pensieri comincia a travolgervi: da dove iniziare per organizzare un matrimonio al meglio? Se c’è una cosa che il lavoro da wedding planner mi ha insegnato, è che sono proprio i primi step a mandare in confusione le coppie.

Pianificare un giorno così importante, si sa, non è semplice ma pazienza e criterio sono le qualità di cui dovrete armarvi fin dall’inizio. All’interno di quest’articolo, vi aiuterò a riordinare le idee attraverso delle semplici linee guida da seguire, per evitare errori e non perdere il controllo della situazione.

Seppur sia consigliabile iniziare i preparativi con almeno un anno di anticipo, la verità è che possono essere sufficienti anche pochi mesi per organizzare un matrimonio purché si segua un ordine logico.
Dopo aver stilato una lista provvisoria delle persone da invitare, bisogna scegliere la location che farà da cornice al vostro grande giorno. Provate a chiedervi come immaginate il vostro matrimonio e la risposta che vi darete, vi aiuterà a progettare il vostro sogno! Immersi nella natura campestre o su una spiaggia, all’interno di un’elegante dimora storica oppure tra le mura di un romantico castello? Le soluzioni sono tante ma quel che conta, è che la scelta della location rispecchi il vostro gusto e abbia lo spazio sufficiente per ospitarvi tutti.

Un altro aspetto da non tralasciare è la distanza tra il luogo in cui sarà celebrato il rito e la location in cui si svolgerà il ricevimento. Il tempo di percorrenza non deve essere troppo lungo ed è preferibile spostarsi lungo strade agevoli: i vostri ospiti non vorranno di certo trascorrere ore in auto, né tantomeno rimanere imbottigliati nel traffico. Per facilitare lo spostamento di tutti, potreste pensare a dei transfer con autista oppure scegliere una location comprensiva di una cappella consacrata o riconosciuta come casa comunale. In questo modo gli invitati sarebbero già pronti per i festeggiamenti nello stesso luogo della cerimonia e senza dover riprendere la macchina per spostarsi.

A questo punto, potete procedere con la scelta del fotografo, che spesso è anche video maker, e dei servizi d’intrattenimento. La musica è un elemento essenziale e vi accompagnerà in diversi momenti della giornata: nel corso della cerimonia, durante e dopo il banchetto nuziale, al primo ballo e al taglio della torta. Come ogni componente del matrimonio, anche l’accompagnamento musicale trasmetterà il mood delle vostre nozze. Una volta stabiliti il mood e lo stile dell’evento, si passa alla scelta degli abiti, dell’allestimento floreale e alla progettazione della wedding stationery con l’aiuto di una valida graphic designer. L'organizzazione del matrimonio prosegue con la ricerca di un make-up artist e di un hair-stylist: si tratta di figure fondamentali per valorizzare la bellezza di ogni sposa senza dimenticare che il trucco e l’acconciatura devono essere in linea con l’abito, la personalità e lo stile del matrimonio.

Ormai vi è chiaro: scegliere uno stile è il punto di partenza per selezionare i fornitori giusti, così da creare un collegamento armonioso fra gli elementi e i dettagli visivi del matrimonio. Quel che però non mi stancherò mai di ripetere, è di evitare di mescolare stili e colori che cozzino tra loro o con il contesto che vi circonderà: l’atmosfera che creerete sarà la cornice del vostro giorno e parlerà di voi ai vostri invitati.

La pianificazione dei preparativi deve andare di pari passo con la definizione del budget, ma quanto costa sposarsi? In Italia, un buon matrimonio con un centinaio di ospiti, è stimato a circa € 35.000. Non si tratta di una “regola” poiché il budget complessivo dipende da molteplici fattori: primo fra tutti, dal numero degli invitati a cui sono legati il costo del banchetto nuziale, la quantità degli elementi della “wedding stationery” da stampare, la grandezza della location da allestire e il numero delle bomboniere. Oltre ai costi variabili, però, v’imbatterete anche in costi fissi che resteranno tali, a prescindere dalle persone che inviterete: è il caso del costo degli abiti, delle fedi e dell’ingaggio della maggior parte dei fornitori.

Sull’argomento tornerò con un articolo dedicato ma, per il momento, il mio consiglio è di stabilire un range di budget indicativo e realistico, in base al matrimonio che desiderate. Durante l'organizzazione del matrimonio sognare a occhi aperti vi verrà spontaneo tuttavia, se volete contenere le spese, cercate di rimanere con i piedi per terra immaginando allestimenti d’impatto ma non eccessivamente scenografici e dando priorità agli invitati a cui tenete davvero. Evitate poi di andare alla ricerca dell’“affare” e affidatevi solo a professionisti con una buona qualità/prezzo poiché, in alcuni casi, un solo fornitore sbagliato può rovinare il matrimonio.

La location che sceglierete dovrà avere una soluzione esterna e una interna, entrambe grandi a sufficienza, per ospitare comodamente lo stesso numero di persone. Avere un piano A e un piano B in un’unica location è il requisito fondamentale per organizzare al meglio gli spazi considerando, ovviamente, anche le aree destinate alla band e alla pista da ballo. Ad oggi, inoltre, è ancora impensabile organizzare un matrimonio senza tenere conto delle regole anti Covid-19. È per questo che, una volta definito il numero degli invitati, la scelta della location sarà strettamente correlata anche alla sua capienza nel rispetto delle distanze di sicurezza.

Spesso accade che alcune location, in fase di contrattualizzazione, evitino argomenti scomodi che possano indurre i clienti a preferire altre strutture. Visitate con attenzione tutti gli ambienti e discutete di eventuali dubbi e criticità, anche se vi sembra di porre domande ostiche: una tra queste è quella riguardante la presenza di un generatore di corrente elettrica in caso di black out! Infine, chiedete se è necessario garantire un numero minimo di ospiti per usufruire dello stesso trattamento di prezzo: alla firma del contratto accertatevi che siano indicati i tempi entro i quali potete apportare modifiche al numero d’invitati comunicato inizialmente. Un suggerimento che mi sento di darvi è di fornire un numero indicativo inferiore del 10%, rispetto alle presenze che vi aspettate. Questo perché nessuna struttura avrà problemi a venirvi incontro aggiungendo alcuni invitati anche a un paio di settimane dalle nozze, purché si tratti di un numero contenuto che non stravolga l’organizzazione del personale e degli spazi.

Il successo di un matrimonio è decretato in gran parte dalla squadra di fornitori scelta e che dovrà incarnare il matrimonio dei vostri sogni. La schiera di professionisti tra cui scegliere è davvero vasta e la sfida potrebbe sembrarvi piuttosto ardua. Fin dalla prima consulenza, è fondamentale instaurare un rapporto di complicità e fiducia con i fornitori che incontrerete: oltre alla professionalità, badate alla loro propensione all’ascolto poiché è solo lasciandovi parlare e accogliendo le vostre richieste che daranno prova di mettere voi al primo posto. Inoltre potete sempre verificare le competenze e l’approccio dei fornitori, facendo riferimento al passaparola ma, soprattutto, alle recensioni lasciate dai clienti o da altre coppie di sposi.

Vi capiterà di scegliere fornitori che non hanno mai collaborato ma se sceglierete dei veri professionisti, lavorare insieme sarà un piacere per tutti. Infine potreste pensare di stilare una timeline da girare a tutti i vostri fornitori pochi giorni prima del matrimonio. Si tratta di una tabella di marcia in cui sono riportate le tempistiche delle fasi che caratterizzeranno la vostra giornata e che preparo anch’io per tutte le mie coppie di sposi. Una timeline dettagliata informerà in anteprima i vostri fornitori su cosa succederà durante le nozze e favorirà uno svolgimento più fluido: ricordate che sarete i “padroni di casa” e dovrete fare il possibile affinché l'organizzazione del matrimonio funzioni al meglio!